Diseño de La Documentación

Diseño

En esta etapa es donde la información que se recolectó se tornará a la realidad, es decir aquí se le dará forma al nuevo sistema, en documentos, diagramas de flujo de procesos, diseños de entradas y salidas, seleccionar dispositivos de almacenamiento, la lógica que llevará el sistema, diseño de archivos maestros, de trabajo, flujo de los datos, determinar volúmenes de información, pantallas, menús, submenús, mensajes, reportes, mantenimiento, ajustes; todo lo que conformará el nuevo sistema.

Tipos
Para ello existen dos tipos de diseño para plasmar el análisis al nuevo sistema: Diseño por análisis estructurado y por aplicaciones de prototipo. Pueden tomarse cualquiera de los dos métodos según las necesidades de cada organización y tomando en cuenta el tiempo para poder realizar el sistema, algunas veces se cuenta con poco tiempo para las actividades.


Diseño por análisis estructurado.

Este tipo de diseño se ocupa de la estructuración del sistema en subsistemas, módulos, submódulos, jerarquizándolos de procesos complejos a los más sencillos, además es de fácil documentación ya que este consta de diagramas en los cuales se hace un reflejo de lo que se recabó en el análisis, facilita el mantenimiento al sistema pues con este se puede tener una perspectiva para poder encontrar posibles errores o fallas, facilita la integración con otros sistemas que en la actualidad esto es muy importante ya que muchos sistemas requieren de intercomunicarse entre sí.

Consta de cuatro figuras sencillas para este diseño y como presentar el flujo de datos:

Flujo de datos: representa la dirección en que los datos se moverán desde el origen hasta un destino, esto también representa un paquete de datos.

Procesos: este representa los procedimientos, personas, dispositivos que transforman datos.Fuente o destino de datos: Representan personas, dispositivos, programas, organizaciones o cualquier otra entidad de la cual van a surgir datos o bien van a recibirlos.

Almacenamiento de datos: Representa donde se almacenan los datos, pueden ser computarizados o no-computarizados.

A cada uno se le pondrá una etiqueta de lo que representará, esta debe ser un nombre descriptivo acompañados de un número para darle secuencia lógica en el diagrama.


Ventajas

Las ventajas que ofrece este tipo de diseño es que puede ser comprendido por otras personas que estén involucradas en el proceso del análisis y desarrollo del sistema, además gracias a esto se pueden involucrar a más personas, sobre todo los usuarios, para ver que procesos necesitan una modificación y se pueden realizar sugerencias para mejorarlo, es decir ayuda a que se viva una participación activa dentro del proceso de creación del nuevo sistema. Además como es gráfico ofrece una mejor perspectiva y con ello localizar rápidamente errores y corregirlos, se pueden aislar áreas para ver con detalle los procesos, datos que entran en este mismo, es decir ayuda a comprender mejor los procesos, a la integración de este con otros sistemas, esto porque puede haber procesos de este mismo que puedan interactuar entre sí con otro sistema.


Diseño por desarrollo de prototipo de aplicaciones.

Dentro de las técnicas de diseño de desarrollo de sistemas existe el desarrollo por prototipo de aplicaciones, este consiste en definir requerimientos y evaluación de procesos por medio de un sistema que funciona antes de que la aplicación sea implementada en su totalidad, es decir no es un sistema desarrollado en su totalidad, solo tiene las características necesarias para ver el sistema propuesto antes de presentar el sistema final.

Se utiliza para aclarar procedimientos, requerimientos, características para satisfacer la aplicación y verificar la factibilidad del desarrollo de la aplicación, evaluar la reacción del usuario ante el sistema diseñado y hacer las modificaciones necesarias para que satisfaga las necesidades y sea llamativo para el usuario, es decir abre el campo del diseño a más opciones

Cuando el prototipo es terminado y satisface todas las necesidades de la organización se procede a implementarlo, después de ello puede hacerse un redesarrollo de acuerdo a necesidades que vayan surgiendo durante la vida útil del sistema.
Para el desarrollo de prototipos se debe seleccionar un lenguaje de programación, tales como; COBOL (Common Bussiness Oirented Language), Visual Basic, Fox Pro, etc; y son lenguajes que ofrecen herramientas para el desarrollo de aplicaciones. Por lo que esta técnica viene a dar una solución rápida para la implementación de un sistema.


Ventajas
Desarrollar sistemas con rapidez, eficacia y eficiencia.


Mantenimiento

El trabajo del analista de sistemas no termina cuando implementa el sistema, este debe tener un seguimiento durante su ciclo de vida, ya que vivimos en un medio que esta en constante movimiento y cambios, esto afecta a los sistemas computacionales; ya que deben de ser actualizados de acuerdo a los requerimientos que van sugiriendo dichos cambios, e inclusive el realizar ajustes durante la vida útil del sistema ya sea por:

• Descuidos en las fases del análisis y diseño del sistema
• Las pruebas al sistema no son suficientes.
• Cambios en los procedimientos dentro de la organización.
• Cambios también en las políticas de la empresa, tales como cambios de precios, políticas de crédito, compras, entre muchas otras cosas.
• Y cambios en ámbitos legales.

A veces se realizan cambios innecesarios que como consecuencias traen consigo fallas en el control del sistema y esto causa incrementos en los costos, lo que puede causar un estado de ineficiencia al sistema.
Por lo que se recomienda que al hacer un proceso de mantenimiento y ajustes, se tome en cuenta al usuario ya que es quien interactúa con el sistema y es la principal fuente para detectar errores.Que el sistema sea modular, tenerlo en segmentos fácilmente identificables puede ahorrar tiempo y costos al realizar el mantenimiento del sistema, recordemos que entre más precisos sean nuestros procesos de control sobre los ajustes, evitaremos demoras, y por ende pérdidas en la organización y hablará de un sistema robusto y adaptable. Además tener procesos de control en los cambios, para prevenir cambios innecesarios, a veces el usuario son quienes no tienen idea de las implicaciones para un cambio, por lo que debemos someter estas solicitudes en primer lugar a que se hagan por escrito, luego evaluarlas de acuerdo a viabilidad, prioridad y consumo de tiempo, costo/beneficio de los recursos informáticos (analistas, programadores, operadores) además de que sea justificada y que los cambios sean autorizados por la alta dirección.

Los Sistemas de Documentación

Estos consisten en un conjunto de información relacionada a un sistema determinado que explica las características técnicas, la funcionabilidad del sistema, la parte lógica, los diagramas de flujos, los programas, la naturaleza, capacidades del sistema y cómo usarlo, en otras palabras, la documentación de sistemas es el conjunto de información que nos dice qué hacen los sistemas, cómo lo hacen y para quién lo hacen. En la mayoría de los sistemas, la documentación siempre es expresada en un carácter técnico por excelencia, indicando algoritmos de cómo realizar alguna acción, registrar transacciones, imprimir reportes; dependiendo de la naturaleza del sistema o su función

Tipos de Documentación

Documentación Manual

Este tipo de documentación se efectúa manualmente. Puede documentarse en papel o en algún medio magnético como disquete o CD. Se cuenta con apoyo de software para su confección, como un procesador de texto, planilla electrónica y programas graficadores.

Ventajas

• Refleja historia.
• Muestra la evolución de la documentación en el tiempo.
• Más explicativa.
• Se adecúa a la cultura de la organización.
• No consume capacidad de procesamiento.

Desventajas

• Consume mucho esfuerzo en construirla.
• Documentación incompleta.
• Poca disposición para entregar información.
• Más lenta y sin actualizar.
• Errores de escritura

Documentación Automática:

Para este tipo de documentación, existen software que documentan. Pero estos software no están disponibles para todas las plataformas, por lo que hay que revisar bien el ambiente en que se trabaja para ver si existe algún software de documentación compatible. Este tipo de documentación es muy útil para:

Cubicar o dimensionar (definir plazo y costo) de trabajos de mantención de software. Su utilización requiere de que el software a analizar haya sido desarrollado en base a alguna norma y, que esta norma haya sido respetada.

Apoyar labores de auditoria y control.

Ventajas

• Es inmediata y está siempre actualizada.
• Justo a lo requerido.
• No se encuentra sujeta a la disposición del personal.

Desventajas

• Consume recursos de Hardware.
• No siempre disponible, pues no hay disponibilidad para todas las plataformas.
• No es explicativa
• Costo, es un software que debe adquirirse.

Los dos tipos de documentación son incompatibles entre sí, por lo que se puede lograr un equilibrio entre ambas para lograr una buena documentación a un buen costo.

Algunos Software usados en la Documentación de Sistemas
Javadoc, phpDocumentor, Smart Draw

Mantenimiento

El diseño e implementación de cualquier sistema organizativo y su posterior informatización debe siempre tener presente que está al servicio de unos determinados objetivos. Cualquier sofisticación del sistema debe ser contemplada con gran prudencia en evitar, precisamente, de que se enmascaren dichos objetivos o se dificulte su consecución.
En el caso del mantenimiento la organización e información debe estar encaminada a la permanente consecución de los siguientes objetivos:

• Optimización de la disponibilidad del equipo productivo.
• Disminución de los costos de mantenimiento.
• Optimización de los recursos humanos.
• Maximización de la vida de la máquina.

Objetivos del Mantenimiento

• Evitar, reducir, y en su caso, reparar, las fallas sobre los bienes precitados.
• Disminuir la gravedad de las fallas que no se lleguen a evitar.
• Evitar detenciones inútiles o para de máquinas.
• Evitar accidentes.
• Evitar incidentes y aumentar la seguridad para las personas.
• Conservar los bieness productivos en condiciones seguras y preestablecidas de operación.
• Balancear el costo de mantenimiento con el correspondiente al lucro cesante.
• Alcanzar o prolongar la vida útil de los bienes.

Importancia de la Documentación de Sistema

La documentación es esencial para proporcionar entendimiento de un sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para permitir auditorias del mismo y para enseñar a los usuarios como interactuar con él y a los operadores y administradores como hacerlo funcionar. La documentación tiene una gran importancia dentro de una empresa, ya que esta ayuda a eliminar la posible dependencia que se pueda formar entre el proyecto realizado, y el ejecutor de éste. Para que toda aplicación tecnológica y todo servicio informático quede adecuadamente documentado, es necesario exigirle a quien lo diseñe y/o desarrolle (puede ser personal interno o un proveedor) que entregue dicha documentación obtenida a través del desarrollo del proyecto, de manera que otras personas relacionadas o autorizadas por la empresa accedan a los conocimientos necesarios para corregir errores, hacer ajustes, etc. La oposición que entregan los técnicos a la realización del proceso de documentación, se basa principalmente en los costos en que se incurre para su construcción y en el mayor plazo de entrega.